Қызмет көрсету бизнесі жоғары динамикалық ортада жұмыс істейді. Тұтынушылардың сұраулары үнемі келіп түседі, командалар бір-біріне сәйкес келетін жобаларды басқарады, кестелер күн сайын өзгереді, шоттар уақытында жасалуы керек және менеджерлерге өнімділік туралы нақты уақытта түсінік қажет. Өсудің ерте кезеңдерінде бұл әрекеттер көбінесе электрондық пошта, электрондық кестелер, хабар алмасу құралдары және арнайы кездесулер арқылы қолмен үйлестіріледі.

Алайда, көлем артқан сайын бұл тәсіл осал болып кетеді. Қызметкерлер ақпарат іздеуге сағаттар жұмсайды, мақұлдау жеткізуді баяулатады, ал көшбасшылар болжамдар мен есептерге сенімін жоғалтады. Бұрын икемді болып көрінген нәрсе хаотикалық болып көрінеді.

Жұмыс процесін автоматтандыру осы осал қолмен тапсыруды құрылымдалған, жүйемен басқарылатын процестермен алмастырады. Есте сақтауға немесе жеке тәртіпке сүйенудің орнына, компаниялар өз платформаларына логика енгізеді, сондықтан жұмыс автоматты түрде алға жылжиды. Төменде заманауи қызмет көрсету ұйымдары маржаны қорғау, өнімділікті арттыру және сенімділікпен масштабтау үшін пайдаланатын он екі автоматтандыру идеясы берілген.

1. Лидтерді алу және бағыттау

Автоматтандыру веб-сайттардан, қону беттерінен, жарнамалардан, электрондық хаттардан және чат виджеттерінен сұрауларды жинап, жүйе ішінде бірден жазбалар жасай алады. Содан кейін лидтер географияға, қызмет түріне, жұмыс жүктемесіне немесе тұтынушы сегментіне байланысты дұрыс сатушыға немесе командаға бағытталады.

Бұл сұраулардың ұмытылуына жол бермейді және жауап беру уақытын қысқартады, бұл тікелей түрлендіру жылдамдығын жақсартады. Менеджерлер сонымен қатар деректерді қолмен енгізбестен құбыр ағынына ашықтыққа ие болады.

2. Кейінгі жоспарлау

Ұсыныстар жіберілгенде немесе кездесулер аяқталғанда, жүйелер автоматты түрде кейінгі тапсырмаларды, еске салғыштарды және мерзімдерді жасай алады. Электрондық хаттарды алдын ала жоспарлауға болады және жауапты команда мүшесі үшін хабарландырулар пайда болады.

Бұл есте сақтауға тәуелділікті жояды және командалардың бос емес немесе айналым болған кезде де перспективалармен дәйекті түрде байланысуды қамтамасыз етеді.

3. Ұсыныс пен келісімшарт жасау

Мүмкіндік белгілі бір кезеңге жеткеннен кейін, автоматтандыру үлгілерден ұсыныстарды немесе келісімшарттарды жасай алады, клиенттің мәліметтерін, бағасын және көлемін тікелей жазбалардан алады.

Бұл дайындық уақытын қысқартады, құжаттарды стандарттайды және қателер немесе жоқ баптар қаупін азайтады.

4. Жобаны бастауды құру

Мәмілені жеңу жобаны автоматты түрде бастауды, алдын ала анықталған тапсырмалар тізімін толтыруды, әдепкі рөлдерді тағайындауды және кезеңдерді жоспарлауды іске қосады. Жеткізу сату мен операциялар арасындағы қолмен үйлестіруді күтпестен бірден басталады.

Бұл тапсыру өсіп келе жатқан қызмет көрсету бизнесіндегі ең көп таралған бұзылу нүктелерінің бірі болып табылады. Автоматтандыру үздіксіздікті қамтамасыз етеді.

5. Рөлге негізделген тапсырманы тағайындау

Ережелер тапсырмаларды инженерлерге, консультанттарға, дизайнерлерге немесе техниктерге біліктілікке, сертификаттауға, қолжетімділікке немесе жұмыс жүктемесіне байланысты тарата алады.

Теңдестірілген бөлу жанудың алдын алады, бос қуаттылықты азайтады және болжамды жеткізу мерзімдерін сақтауға көмектеседі.

6. Мақұлдау жұмыс процестері

Жеңілдіктер, сатып алу сұраныстары, бюджеттің өзгеруі және көлемді түзетулер автоматтандырылған мақұлдау тізбектерін орындай алады. Менеджерлер хабарландырулар алады, шешімдер тіркеледі және мерзімдер өтсе, эскалация орын алады.

Бұл электрондық поштаның кептелістерін жояды және компания өскен сайын қаржылық және операциялық тәртіпті қамтамасыз етеді.

7. Уақытты бақылау және шығындарды бөлу

Жобаларға қарсы тіркелген қызметкерлердің сағаттары бюджеттерді, пайдалану көрсеткіштерін және кірістілік тақталарын автоматты түрде жаңарта алады. Материалдық пайдалану және қосалқы мердігерлік шығындары нақты уақытта қосылуы мүмкін.

Айдың соңына дейін маржа мәселелерін анықтауды күтудің орнына, көшбасшылар жобалар әлі де белсенді болып тұрғанда араласа алады.

8. Шот-фактураны жасау және төлем туралы еске салғыштар

Кезеңдер аяқталғанда немесе сағаттар мақұлданғанда, шот-фактуралар автоматты түрде жасалып, тұтынушыларға жіберілуі мүмкін. Төлем туралы еске салғыштар кешіктірілген төлемдерді азайту үшін алдын ала анықталған кестелерді орындайды.

Бұл ақша ағынын қорғайды және қаржы командаларына түсетін әкімшілік ауыртпалықты азайтады.

9. Тұтынушы күйін жаңарту

Клиенттер автоматты түрде прогресс туралы хабарландырулар, кездесуді растаулар, жеткізу туралы ескертулер және кері байланыс сұрауларын ала алады.

Ашық байланыс сенімділікті арттырады, кіріс қолдау сұрақтарын азайтады және кәсіби қызмет көрсету тәжірибесін жасайды.

10. Ерекшелік туралы ескертулер

Автоматтандыру мерзімдерді, бюджеттерді, жұмыс жүктемесінің өсуін немесе тоқтап қалған мақұлдауларды бақылап, мәселелер күшеймес бұрын менеджерлерге хабарлай алады.

Бұл ерте ескертулер ұйымдарға зақым келтіргеннен кейін әрекет етудің орнына бағытты түзетуге көмектеседі.

11. Өнімділік туралы есеп беру

Басқару тақталары кіріс, құбыр құны, пайдалану жылдамдығы, жобаны жеткізу жылдамдығы және есеп айырысу күйі сияқты KPI-лермен үздіксіз жаңартылады.

Көшбасшылық енді ай сайынғы электрондық кестелерді күтпейді. Шешімдер тікелей деректерді пайдалана отырып қабылданады.

12. Жаңа қызметкерлерді жұмысқа қабылдау

Жұмысқа қабылдау оқыту тапсырмаларын тағайындайтын, жүйеге кіруді қамтамасыз ететін, кездесулерді жоспарлайтын және прогресті бақылайтын жұмысқа қабылдау жұмыс процестерін іске қосады.

Бұл жұмысқа кірісу уақытын қысқартады және командалар мен жерлерде дәйекті стандарттарды қамтамасыз етеді.

Қорытынды

Жұмыс процесін автоматтандыру адамдарды алмастыру туралы емес. Бұл білікті командалардың ең жақсы жұмысын жасауына кедергі келтіретін үйкелісті жою туралы. Қайталанатын әрекеттерді жүйелендіру арқылы қызмет көрсету бизнесі тұрақтылықты, жылдамдықты және қаржылық бақылауды жасайды.

Автоматтандыруға ерте инвестиция салатын ұйымдар көбінесе өсумен бірге жүретін хаостан аулақ болады. Процестер біркелкі масштабталады. Есеп беру сенімді болады. Қызметкерлер жүйелерді үйлестірудің орнына құндылықты жеткізуге назар аударады.

Бәсекеге қабілетті қызмет көрсету нарықтарында жақсы жобаланған жұмыс процестері енді сән-салтанат емес. Олар компанияларға тұрақты түрде өсуге, маржаны қорғауға және жыл сайын жоғары стандартта тұтынушыларға қызмет көрсетуге мүмкіндік беретін негіз болып табылады.